Основные направления деятельности отдела

Задачами Отдела являются:

1.1. Обеспечение исполнения функций Администрации города Смоленска по формированию и содержанию муниципального архива.
1.2. Обеспечение в пределах своей компетенции сохранности и государственного учета архивных документов.
1.3. Комплектование Отдела документами, имеющими для муниципального образования историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.
1.4. Организация использования архивных документов, информационное обеспечение, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
1.5. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
1.6. Организационно-методическая помощь в работе по организации документов в делопроизводстве архивов организаций, организаций - источников комплектования Отдела.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1.7. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению, в том числе:
1.7.1. Хранение и учет документов, принятых в Отдел.
1.7.2. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
1.8. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, в том числе:
1.8.1. Ведение списка организаций - источников комплектования Отдела.
1.8.2. Отбор и прием документов постоянного и долговременного хранения.
1.8.3. Проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
1.9. Организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
1.9.1. Осуществление приема граждан и представителей юридических лиц, информирование заинтересованных лиц о составе и содержании документов, находящихся в Отделе, а в случае отсутствия запрашиваемых документов, консультирование об их возможном местонахождении.
1.9.2. Исполнение социально-правовых и иных запросов граждан и юридических лиц.
1.9.3. Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
1.9.4. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем и баз данных о составе и содержании документов.
1.10. Оказание организационно-методической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве архивов организаций, организаций - источников комплектования Отдела. 
1.11. Проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.
1.12. Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования Отдела. 
1.13. Рассмотрение и согласование положений об архивах организаций,     о постоянно действующих экспертных комиссиях, номенклатур дел   организаций - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству. 
1.14. Рассмотрение и представление в Министерство культуры и туризма Смоленской области поступивших от организаций описей дел постоянного и долговременного хранения по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в Отдел.
1.15. Изучение и обобщение практики работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта